Adressenlijst maken in Excel

Excel is eigenlijk een rekenprogramma. Maar door de indeling met rijen en kolommen, is het programma ook geschikt voor het maken van lijstjes. Er is dus prima een adressenbestand mee maken. Handig is dat u de contactpersonen in de adressenlijst, gemakkelijk sorteert op bijvoorbeeld alfabetische volgorde. 

Onderdelen adressenlijst

Bij een digitale adressenlijst bent u vrij om te bepalen welke onderdelen u gebruikt. Denk sowieso aan de volgende gegevens: voornaam, achternaam, adres, postcode en woonplaats. Maar ook aan informatie zoals een telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum. Voeg ook een kolom ‘Relatietype’ toe, en geef hierin aan wat uw relatie met de persoon is. Bijvoorbeeld familielid, vriend of collega.

Aanmaken adressenlijst

De volgorde van de adressenlijst is op ieder moment aan te passen met de optie ‘Sorteren’. Wij willen de lijst op alfabetische volgorde zetten, op basis van achternaam. Dat werkt zo:

• Klik een cel aan die u net hebt ingevuld. Het maakt niet uit welke, bijvoorbeeld cel A1.
• Klik op het tabblad Gegevens.
• Klik op Sorteren.
• Een venster opent. Zet rechtsboven in dit venster een vinkje voor Mijn gegevens bevatten kopteksten. Hiermee geeft u aan dat u cellen hebt aangemaakt die titels/koppen bevatten.
• Klik op het pijltje achter ‘Sorteren op’ en kies op welke eigenschap u wilt sorteren. Wij kiezen voor Achternaam.
• Standaard sorteert Excel van A naar Z. Wilt u dit aanpassen? Klik in het veld onder ‘Volgorde’ en klik op de gewenste volgorde.

• Klik op OK.

Tip: de volgende keer dat u de inhoud van de kolommen wilt sorteren, hoeft u alleen te klikken op het tabblad Start > Sorteren en filteren. Geef vervolgens aan waarop u wilt sorteren.

In onze adressenlijst hebben we in de laatste kolom het relatietype (familie, vriend, collega) gezet. Door middel van een filter zorgen we dat Excel alleen de informatie over een bepaald relatietype toont. Bijvoorbeeld alleen de gegevens van familieleden.

• Klik op de cel waarin de titel staat van de kolom die u wilt filteren. In ons geval is dat Relatietype.
• Klik op het tabblad Gegevens.
• Klik op Filter.
• In alle cellen met titels verschijnen pijltjes. Die pijltjes geven aan dat u ergens op kunt filteren of sorteren. Wij willen filteren op een bepaald relatietype en klikken daarom op het pijltje in de cel ‘Relatietype’.
• Onder aan het venster dat opent, staat een lijst met alle waarden die u hebt ingevuld in de kolom ‘Relatietype’. Bij ons zijn dat ‘Vriend’, ‘Familie’ en ‘Collega’. 
• Haal het vinkje weg voor Alles selecteren zodat u kunt bepalen waarop u wilt filteren. 
• Klik op het item waarop u wilt filteren, bijvoorbeeld op Vriend.

• Klik op OK.
• In het document zijn nu alleen de adresgegevens van familieleden zichtbaar. De gegevens van vrienden en collega’s zijn verborgen.
• Bij de cel ‘Relatietype’ is het pijltje gewijzigd in een pictogram voor een filter. Daaraan ziet u dat de gegevens gefilterd zijn. Wilt u het filter verwijderen, klik dan op dit pictogram.
• Zet vervolgens een vinkje voor Alles selecteren en klik op OK.

Bekijk deze en meer stappen in onderstaande video.

Het printen van een bestand uit Excel kan lastig zijn. Soms zijn er te veel kolommen, zodat niet alle informatie op een pagina past. Indien u veel kolommen in de adressenlijst hebt, kunt u het beste voor de afdrukstand ‘Liggend’ kiezen.

• Klik op het tabblad Pagina-indeling.
• Klik op Afdrukstand > Liggend.

Er verschijnen nu stippellijnen op het Excel-blad. Deze lijnen geven aan welke gegevens binnen de afgedrukte pagina vallen.

Als u wilt dat de huisnummers in een apart veld komen te staan dan is dit mogelijk door de cellen te splitsen. Hoe dat moet leest u hier