Rekenen met Excel

Excel is in de kern een rekenprogramma. Het programma kan uw rekenmachine vervangen en u helpen bij de administratie. Voor u begint te rekenen in Excel, is het verstandig u eerst te verdiepen in de basis van het programma. Dat kan in het artikel ‘Excel: de basis‘.

In Excel wordt gebruikgemaakt van formules. Dit zijn rekensommen die op getallen worden toegepast. Zowel de getallen als de formules kunt u zelf intypen in cellen. In de formulebalk onder het Lint staat de formule uitgeschreven en in de cel waarin u de formule hebt getypt komt de uitkomst van de formule.

Een formule begint altijd met een =-teken. Vervolgens kunt u de formule typen. Dit kan met cijfers, bijvoorbeeld =15*20. U rekent dan uit hoeveel 15 keer 20 is. Maar u kunt ook cellen met elkaar laten rekenen. U verwijst dan in de formule naar de cellen die u met elkaar wilt laten rekenen. Het rekenen met cellen heeft de voorkeur. Indien een getal in een cel verandert, blijft de uitkomst van uw formule namelijk correct. Excel gaat dan rekenen met het nieuwe getal in de cel.

De volgende symbolen gebruikt u op in Excel te rekenen:

• Optellen +
• Aftrekken –
• Vermenigvuldigen *
• Delen /

Stap 1: gegevens invoeren

In dit voorbeeld doen we de administratie van een kantine. Voor we kunnen beginnen met rekenen moeten er eerst gegevens in Excel ingevoerd worden. In elke cel van het rekenblad kunt u woorden, getallen of formules invoeren. De getallen kunt u gebruiken in berekeningen (formules).

• Klik in cel A1 en typ ‘Inkomsten kantine’.
• Typ vervolgens op dezelfde manier in cel A3 ‘Soort’, in B3 ‘Aantal’, in C3 ‘Prijs‘ en in D3 ‘Totaal’.
• Op de volgende regel komt in A4 ‘Frisdrank’, B4 ’17’ en C4 ‘0,8’ (zie voorbeeld).
  

Nu kunt u rekenen met behulp van een formule.

• Dubbelklik in de cel D4. Typ = en klik in cel B4.
• Een bewegende rand verschijnt om de cel. Typ nu * (op het numerieke toetsenbord of Shift+8) en klik in cel C4.
• Druk op de Enter-toets of klik voor de formulebalk op het pictogram ‘Invoeren’  om de formule af te ronden.
• In cel D4 verschijnt het antwoord van de rekensom 17 keer 0,8.
  

Stap 3: rekenvolgorde

Op bovenstaande manier kunt u natuurlijk ook optellen, aftrekken en delen. Bij formules in Excel is de rekenvolgorde hetzelfde als in de wiskunde. Alleen vermenigvuldigen gaat niet voor delen. U kunt in de formules ook gebruikmaken van haken om de rekenvolgorde te bepalen, bijvoorbeeld = 5 / (10*4). Wat tussen de haken staat wordt dan al eerste berekend.

Rekent u met geldbedragen? Geef de betreffende cel dan een valuta-notatie.

• Klik in de cel.
• Selecteer in het lint het tabblad Start.
• Klik in de groep ‘Getal’ op het pijltje achter de afbeelding van het blauwe biljet met de de gele munten. In nieuwere Excel versies ziet het pictogram voor ‘Financiële getalnotatie’ er zo uit:
   
• Klik in het uitklapvenster op de gewenste valuta.

Excel heeft een aantal veelvoorkomende formules al voor u klaargezet. Deze voorgeprogrammeerde formules heten Functies. Voor de formulebalk staat het pictogram ‘Functie invoegen’ (ƒx). Deze knop roept een scherm op met de verschillende functies. In dit artikel bespreken we een aantal van deze functies.

De functie ‘Som’ telt de getallen in de geselecteerde cellen bij elkaar op. Om dit te kunnen oefenen hebben we in ons voorbeeld eerst meer gegevens nodig. Vul cel A5 met het woord ‘Bier‘, cel B5 met ’32’ en cel C5 met ‘1,00’. Typ in cel D5 een formule (zoals bij stap 2) om het totaal uit te rekenen. Typ in cel A6 ‘Totaal’. Nu kunt u met behulp van de functie Som het totaal van berekenen van alle consumpties.

• Klik in cel D6.
• Klik op de knop Functie invoegen (fx).
• Klik in het venster op Som > OK.
• In het volgende venster kunt u aangeven welke cellen moeten optellen.
• Klik in de eerste, gewenste cel en sleep (met de muis ingedrukt) over de rest van de cellen. Indien alle gewenste cellen zijn geselecteerd laat u de muisknop los.
• Klik op OK.