Werken met tabellen in Excel

Volgens de ‘Dikke Van Dale’ is een tabel een ‘geordende lijst van gegevens’. Kijken we naar het programma Excel, dan lijkt alles wel een tabel. Maar schijn bedriegt. Het programma beschouwt een geordende lijst niet vanzelf als een eenheid. Om te kunnen werken met tabelfuncties, moet Excel eerst weten welke gegevens samen een tabel vormen. Dat gaat heel eenvoudig. Hoe precies, leggen we hieronder uit.

Een tabel is een nuttig ding in Excel. Deze wordt automatisch opgemaakt waardoor de gegevens overzichtelijker worden. Denk bijvoorbeeld aan een lijst met honderd adressen. Andere handelingen die u kunt toepassen op tabellen zijn onder andere:

• Kopteksten
  Een koptekst geeft aan welke gegevens een tabel bevat. Een adressenlijst bijvoorbeeld bevat kopteksten als: ‘adres’, ‘woonplaats’, ‘postcode’. Met deze tekst begint een tabel.
• Opmaak
  Het uiterlijk van een tabel laat zich makkelijk veranderen met behulp van ‘tabelstijlen’.
• Sorteren
  Met filterknoppen (zie hieronder) is sorteren heel eenvoudig..
• Filteren
  Een tabel krijgt automatisch filterknoppen. Daarmee zijn gemakkelijk allerlei gegevens te filteren. Verderop leest u hoe.

Start met het invullen van de gegevens die u in een tabel wilt zetten. Bijvoorbeeld een adressenlijst.

• Open Excel door te klikken op Starten > Excel.
• Vul op de eerste rij de namen (kopteksten) van de gegevens in. Bijvoorbeeld in cel A1 ‘Voornaam’, B2 ‘Achternaam’, C1 ‘Adres’, D1 ‘Postcode’, E1 ‘Woonplaats’, etc.
• Daarna voert u adressen in, op elke rij een.

Als alles is ingevoerd kan de tabel gemaakt worden. Hebt u veel gegevens en wilt u de tabel later aanvullen dan is dat geen enkel probleem. Maak de tabel zoals hieronder beschreven en vul op een later tijdstip de gegevens aan.

• Klik op een willekeurige cel die gegevens bevat.
• Klik op het tabblad Start.
• Klik onder ‘Stijlen’ op Opmaken als tabel.
• Kies een opmaak door erop te klikken.
• Zet een vinkje voor Mijn tabel bevat kopteksten.
• Klik op Ok.

De tabel is gemaakt.

Bevalt de gekozen opmaak niet verander deze dan in een paar muiskliks:

• Klik op een willekeurige cel binnen de tabel.
• Zorg dat het tabblad ‘Start’ is geselecteerd. Klik op Start indien een ander tabblad actief is.
• Klik onder ‘Stijlen’ op Opmaken als tabel.
• Kies een andere opmaak door erop te klikken.

Een rij (van links naar rechts) of een kolom (van bovan naar beneden) met gegevens verwijdert u op de volgende manier:

• Klik met de rechtermuisknop op het cijfer naast de rij die verwijderd moet worden. Bij een kolom klikt u op de letter(s).
• Klik op Verwijderen.

Een tabel laat zich makkelijk uitbreiden met nieuwe gegevens. In dit geval een nieuwe naam met bijbehorend adres.

• Selecteer de eerste lege cel onder de tabel.
• Start met het invoeren van de gegevens. De tabel breidt automatisch uit en de opmaak wordt toegepast op de nieuwe gegevens.

Met de functie sorteren, verandert u de volgorde van de gegevens in een tabel.

• Sorteer de tabel door te klikken op het uitklappijltje rechts naast de kopteksten.
• Klik op de gewenste sorteeroptie. De opties zijn afhankelijk van de inhoud van de tabel: tekst kan gesorteerd worden van A naar Z of van Z naar A. Getallen van laag naar hoog of van hoog naar laag en data van oud naar nieuw of van nieuw naar oud.

Naast het uitklappijltje verschijnt een sorteerpijltje. Het geeft weer dat er op dat gegeven is gesorteerd.

Met de functie Filter kunt u alleen die gegevens zichtbaar maken die aan door u ingevulde criteria voldoen. Bij een tabel met verjaardagen, kunt u bijvoorbeeld alleen die mensen tonen die in november jarig zijn.

• Klik op het uitklappijltje rechts naast de kopteksten.
• Kies uit de filters die onderaan het uitklapmenu staan. Een vinkje betekent dat het gegeven zichtbaar is, zonder vinkje wordt het onzichtbaar.
• Klik op Ok.

Filters kunnen op verschillende gegevens tegelijk worden toegepast. Actieve filters zijn te herkennen aan een getekend filter  bij het uitklappijltje.

• Filter weer uitzetten? Klik dan op het uitklappijltje.
• Klik op Filter uit [koptekst tabel].

Naast de filters die u kunt aanvinken, zijn er nog andere filteropties. Hiermee kunt u gegevens uit een tabel sorteren die aan bepaalde eigenschappen voldoen. Denk hierbij aan: selecteer alleen adressen in Rotterdam of toon alleen de gegevens van mensen die geen e-mailadres hebben bij Chello.

• Klik op het uitklappijltje rechts naast de kopteksten.
• Klik op Tekstfilters.
• Kies uit ‘Is (niet) gelijk aan’, ‘Begint/Eindigt met’, ‘Bevat (niet)’ of ‘Aangepast filter’.
• Vul de gewenste criteria in.
• Klik op Ok.