Microsoft Word: De basisbeginselen

Microsoft heeft de laatste jaren veel gesleuteld aan de tekstverwerker Word. Zo zijn functies toegankelijker geworden, zijn ze makkelijker te vinden en is de software beter geïntegreerd met de cloudomgevingen OneDrive en SharePoint. Maar ondanks al deze moderne technieken is het natuurlijk is het nog steeds mogelijk om Word offline te gebruiken.

De nieuwe veranderingen in Word zijn in de nieuwste versie (Office 365) vooral zichtbaar wanneer u de software start: u kunt nu makkelijker eerder bewerkte documenten openen door ze te selecteren uit de lijst met Recent, in het onderste deel van het scherm. Nieuw is ook dat u vanuit het hoofdscherm kunt zoeken naar een document. Bovenaan de lijst met recent geopende documenten vindt u nu een zoekveld, waar u kunt zoeken op de naam van een document. Let wel: u kunt hier niet zoeken naar iets in de inhoud van het Word-document, maar alleen naar (een deel van) de bestandsnaam. Bovendien geeft Word alleen de resultaten weer van documenten die u eerder hebt geopend.

 

Nieuw in Word is dat u nu ook kunt zoeken naar een eerder geopend bestand.

01 Werken in de cloud

Werkt u regelmatig in de cloud en is aan dat account ook bijvoorbeeld OneDrive of SharePoint gekoppeld? Dan kunt u onder het item Gedeeld met mij snel bepaalde documenten vanuit de cloud openen. Ook hier worden de meest recent door uw bewerkte documenten meteen weergegeven. Als iemand anders dus wel een document met u heeft gedeeld, maar u deze zelf nog niet in Word heeft geopend, wordt dat bestand niet weergegeven in deze lijst. Het maakt dat dit overzicht vooral dient als een lijst met snelkoppelingen. Kun u u document niet direct vinden? Dan kun u ook online van het zoekvenster gebruikmaken om u document te vinden. Als u een zoekopdracht invoert, komt Word met suggesties van zowel documenten op de harde schijf als de bestanden die in OneDrive of SharePoint staan.

02 Sjablonen

Wilt u niet aan de slag met een eerder document, maar begint u liever met een schone lei? Kies dan voor Leeg document, in het bovenste gedeelte van het venster. In diezelfde lijst vindt u ook nieuwe sjablonen op basis waarvan u een nieuw Word-document kunt aanmaken. Het voordeel van een sjabloon is dat u meteen een bepaalde opmaakstijl kunt gebruiken. U kunt kiezen uit tal van soorten sjablonen, zoals een document waarmee u eenvoudig een cv kunt maken of een brochure. Zit er niet bij wat u zoekt, klik dan op de blauwe link aan de rechterkant, genaamd Meer sjablonen, zodat Word meer sjablonen tevoorschijn tovert. 

02 Word biedt tal van sjablonen waarmee u direct aan de slag kunt.


03 Zoeken naar sjabloon

Soms wil men dat een document voldoet aan een bepaalde indeling (lay-out). Dat wordt in Word een sjabloon genoemd. Bent u op zoek naar een heel specifiek sjabloon? Dan kunt u bovenin op een van de categorieën klikken om de sjablonen te filteren op soort. Zo kunt u onder meer kiezen uit zakelijke sjablonen, brieven, labels (om af te drukken) en sjablonen voor cv’s en sollicitatiebrieven. Ook hier vindt u een zoekveld waarin u een trefwoord kunt invoeren om een bepaald sjabloon te vinden. Heel secuur werkt deze functie echter niet. Typ u bijvoorbeeld ‘trouwkaart’, dan komt Word ook met voorbeelden van rouwkaarten. Gelukkig geeft Word een fysiek voorbeeld van het document, zodat u goed kunt bepalen of hetgeen u zoekt er ook tussen zit.

Overigens dient u er ook rekening mee te houden dat u de extra sjablonen alleen in Word kunt openen als u verbonden bent met internet. De voorbeelden staan namelijk op de servers van Microsoft en u gekozen sjabloon wordt eerst daar vandaan gedownload voordat het in Word wordt geopend.

03 Zoeken naar sjablonen kan ook, maar niet alle resultaten staan gelijk aan u zoekopdracht.

04 Het lint

Beginnen met een nieuw Word-document kan dus op twee manieren: een leeg sjabloon openen of een sjabloon gebruiken waarbij de opmaak al voor u bepaald is. Maar welk sjabloon u ook gebruikt, u hebt altijd zelf de controle over hoe uw document er uiteindelijk uit komt te zien. In Word kunt u gebruikmaken van verschillende tools die u helpen uw document op te maken. De bovenste balk van Word, het lint, is de plek waarin u diverse onderdelen vindt voor het opmaken van uw document. Als u een document opent in Word, zal het onderdeel Start standaard ‘geopend’ zijn. Het geselecteerde onderdeel is altijd gemarkeerd met een blauwe streep onder de titel. Onder Start vindt u de meestgebruikte functies, zoals de manier waarop tekst wordt weergegeven in het document, de kleur van de tekst en de alineaopmaak.

Grootte van lettertype aanpassen

U kunt naast het soort lettertype ook de grootte ervan kiezen. Word gebruikt voor nieuwe documenten standaard het Calibri-lettertype met een grootte van 11 punten. Dat getal wordt gebruikt om de grootte van het lettertype in het aantal punten per inch (2,54 cm) dat het teken in de hoogte in beslag neemt weer te geven. Elke puntgrootte is ongeveer 1/72ste inch.

05 Opmaak van tekst wijzigen

De opmaak van uw tekst kunt u op ieder moment wijzigen, of dat nu is voordat u iets typt of erna. Als u een bepaalde stijl, lettertype of kleur wilt gebruiken voor een nieuw te typen tekst, zet u de cursor op de plek waar u wilt beginnen. Wilt u een nieuw gedeelte een ander lettertype meegeven, dan kies u die uit het blok Lettertype in het lint.

Heeft u een stuk tekst getypt en wilt u die wijzigen in een ander lettertype? Selecteer dan eerst het deel dat u wilt veranderen door de linkermuisknop ingedrukt te houden en eroverheen te slepen. De geselecteerde tekst wordt grijs. Zodra u de muis loslaat, verschijnt er een pop-upvenster bij de muiscursor waarmee u meteen uw lettertype kunt wijzigen.

05 Via het blok Lettertype kun u een lettertype voor u document kiezen.

06 Kleuren en markeren

Naast het wijzigen van het lettertype kunt u ook kleuren in uw tekst gebruiken, bijvoorbeeld als u wilt dat een bepaald deel van de tekst eruit springt. Ga niet over de top met het gebruik van kleuren, dat maakt het document onleesbaar en onprofessioneel. Het wijzigen van de kleur van de tekst gaat op dezelfde manier als het wijzigen van het lettertype, namelijk door een stuk tekst te selecteren met de linkermuisknop ingedrukt. Laat u de muisknop los, dan verschijnt het pop-menu weer. Daar klik u nu op het pictogram ‘A’ met het kleurenbalk eronder. Er komt een kleurenpalet tevoorschijn waar u een kleur voor uw geselecteerde tekst kunt kiezen door erop te klikken.

Als u een document maakt waarbij een ander bepaalde stukken tekst nog even moet controleren, dan kun u die stukken markeren. Het selecteren daarvan doe u op dezelfde manier, maar nu kies u voor het pictogram met de stift. De gele kleur is standaard, maar u kunt ook nu kiezen uit een palet van kleuren.

06 Voor de tekstkleur heb u grote keuze aan kleuren.

Pop-upmenu verdwenen

Komt het menu voor het wijzigen van het lettertype of de kleur niet tevoorschijn of klik u ‘m per ongeluk weg, dan kun u altijd gebruikmaken van het blok Lettertype in het lint. Ook kunt u het afzonderlijke lettertypemenu oproepen met de toetscombinatie Ctrl+D.

07 Tekst laten inspringen

Een overzichtelijk leesbaar document is een goed opgemaakt document. Word biedt ook daar veel mogelijkheden voor. Onder het blokje Alinea in het onderdeel Start van het lint vindt u de meestgebruikte opties voor het indelen van uw tekst.

Als u begint te typen in een nieuw document zijn uw standaard teksten mooi uitgelijnd en beginnen ze aan de (onzichtbare) linkerkantlijn. Maar wanneer u stukken tekst wilt verduidelijken of een opsomming wilt maken, wil u deze items er natuurlijk uit laten springen. Opsommingen kunt u op meerdere manieren weergeven. Als u een eenvoudige opsomming wilt, waarbij ieder item alleen wordt voorafgegaan wordt door een streepje, dan hoeft u alleen dat teken in te typen, gevolgd door een spatie. Word laat die regel vervolgens automatisch inspringen. Drukt u vervolgens op Enter om naar de volgende regel te gaan, dan wordt ook die regel ingesprongen met hetzelfde opsommingsteken. Hoort de nieuwe regel niet meer bij de opsomming, druk dan tweemaal op Enter zodat de tekst weer links uitgelijnd wordt.

07 Typ een streepje gevolgd door een spatie, en Word maakt er automatisch een opsommingsteken van en laat de tekst inspringen.

08 Opsommingstekens

U kunt ook andere opsommingstekens gebruiken, bijvoorbeeld een nummering. Typ daarvoor het eerste nummer van de opsomming in, waarschijnlijk het cijfer ‘1’, en vervolg dat met een spatie. U zult zien dat ook nu de tekst automatisch verspringt naar rechts. Druk u op Enter, dan zal de volgende regel automatisch nummer ‘2’ toegekend krijgen.

U kunt ook kiezen voor andere opsommingstekens. Ga met de cursor voor of in de regel staan waar u een nieuwe opsomming op wilt toepassen en klik vervolgens in het lint op het kleine pijltje van het icoontje met de bullet-opsomming, linksboven in het blok Alinea. U kunt nu kiezen uit allerlei opsommingstekens, zoals bolletjes, pijltjes en vierkantjes.

Wil u letters gebruiken voor opsommingen omdat u bijvoorbeeld in een juridische tekst sub-items moet benoemen, dan kunt u ook letters automatisch laten opvolgen. Daarvoor kies u in het lint in het blok Alinea op het pijltje van het icoontje met de genummerde opsomming. Hier kiest u vervolgens het gewenste inspringteken.

08 Er zijn tal van opsommingstekens waaruit u kunt kiezen om uw tekst te verduidelijken.

09 Niveaus toepassen

Ingewikkelde juridische teksten bevatten vaak tal van hoofd- en subteksten. Bijvoorbeeld een hoofditem, genaamd Artikel 1, met daaronder tien voorwaarden. Moet u een keer iets dergelijks maken, maak dan gebruik van de functie Niveaus. In het lint vind u onder Alinea het blokje Niveaus, het derde knopje van links.

Om te laten zien hoe deze functie werkt, gebruiken we als voorbeeld een hoofditem (1) met daaronder een aantal subitems (1.1, 1.2, 1.3 enzovoort). Klik op de knop Niveaus en typ vervolgens het eerste hoofditem. Word geeft deze automatisch nummer ‘1’ mee. Nu moet het volgende punt in de lijst niet ‘2’ worden, maar ‘1.1’. Druk daarvoor op Enter om naar de volgende regel te springen en druk vervolgens op Tab. Word geeft deze regel nu de nummering ‘1.1’ mee. Nadat u tekst op deze regel ingevoerd hebt en weer op Enter gedrukt hebt, krijgt de nieuwe regel de nummering ‘1.2’ mee.

Dezelfde truc werkt ook voor opsommingen met Romeinse cijfers, waarbij Word bij ieder item wat bijvoorbeeld aangeduid is met IV, automatisch sub-items maakt met ‘Sectie 4.01’, ‘Sectie 4.02’ enzovoort.

 

09 Kies een van de stijlen uit de Lijstbibliotheek om een lijst met subopsommingen te maken.