Zo beveiligt u Word-documenten: bewerkingen beperken in Word

U wilt dus een Word-document in de groep gooien waarvan u wilt dat bepaalde fragmenten alleen-lezen blijven, want een vergissing is snel gemaakt. We gebruiken hier in Word 2016, maar dit werkt op dezelfde manier in Word 2013. Open het Word-document dat u wilt beveiligen en ga naar het tabblad Controleren. In dit tabblad kiest u rechts in de groep Beveiligen de functie Bewerking beperken. Hierdoor verschijnt aan rechterkant van het document een balk voor deze functie. Vink hier het selectievakje aan: Alleen bewerkingen van dit type toestaan in het document. Zorg ervoor dat de optie Geen wijzigingen (alleen lezen) is geselecteerd in het menu. Hier staat ook een optie Uitzonderingen, maar daar komen we in tip 3 op terug.

Vervolgens selecteert u de onderdelen die anderen straks mogen bewerken. Doe dit nauwkeurig, want alles wat u niet selecteert, zal eindigen als alleen-lezen. Wanneer u twee of meer delen wilt selecteren die bewerkt mogen worden, dan doet u dat door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl u klikt en sleept. Op die manier breidt u de selectie uit.

Zodra u de tekst hebt geselecteerd, gaat u terug naar het venster Bewerking beperken. Daar vinkt u het selectievakje Iedereen aan in het deel Uitzonderingen. Hierdoor kan iedereen die het document ontvangt de inhoud bewerken die u daarnet hebt geselecteerd. Wanneer meerdere mensen het document krijgen, maar slechts bepaalde personen de inhoud mogen kunnen bewerken, klikt u in het venster op de blauwe tekst Meer gebruikers. Een nieuw venster opent waar u de gebruikersnamen ingeeft, gescheiden door een puntkomma. Deze wijze is vooral bedoeld voor een bedrijfsnetwerk waarbij toegang vereist is tot een netwerkgebruikersdirectory, want u moet bijvoorbeeld het e-mailadres of de naam noteren als domein/naam. Welke keuze u ook maakt, klik daarna op de knop Ja, afdwingen van beveiliging starten.

Met het klikken op de knop Ja, afdwingen van beveiliging starten bent u er nog niet. Een nieuw venster opent dat ervoor waarschuwt dat het document nog niet is versleuteld. Kwaadwillige gebruikers kunnen dus het bestand bewerken en zelfs het wachtwoord verwijderen. Voer dus een wachtwoord in en klik OK. Wie het wachtwoord kent, kan de beveiliging eenvoudig verwijderen en gewoon aan het document werken. Hebt u specifieke mensen aangeduid die het document mogen bewerken, selecteer dan in plaats daarvan Wachtwoord de optie Gebruikersverificatie. Het document is nu versleuteld en u kunt het zonder problemen naar de rest van de groep sturen.

Tip 04 Bescherm de passages die niemand mag aanpassen door middel van een wachtwoord.

Maar wat ziet de ander dan als u een tekst deels vrijgesteld hebt van bewerking? Word zal de tekst markeren die bewerkt mag worden. Aan de rechterkant, in de balk Bewerking beperken, leest de ontvanger dat dit document beveiligd is tegen onbedoelde bewerkingen. Bovendien verschijnen daar twee nieuwe brede knoppen. Met de bovenste knop zoekt Word telkens het volgende tekstdeel dat bewerkt mag worden. De tweede knop wijst alle bewerkbare secties aan. Het is in ieder geval verstandig de onderste optie: De delen markeren die ik kan bewerken aan te laten staan.