Zo kan een Word-document opgemaakt worden

 SOFTWARE

Tekstopmaak heeft meer om het lijf dan snel wat leuke lettertypetjes kiezen, een lettergrootte instellen, schuin of vet zetten, wat kleurtjes erbij en klaar. Dat is de reden waarom u direct kunt zien wanneer een Word-document niet professioneel oogt. Toch heeft Word een fantastische set tools om je project wel die professionele uitstraling te geven. Zo kunt u een Word-document mooier maken.

Tip 01: Afdrukstand

Voordat u met de opmaak begint, bepaalt de afdrukstand. Meestal gaat het om een staand document, maar als het werk erg brede tabellen bevat, is de liggende stand soms handiger. De afdrukstand wijzig je in het tabblad Indeling waar je in de groep Pagina-instelling via de knop Afdrukstand de optie Staand of Liggend selecteert. Naast deze knop kun je ook het papierformaat selecteren. Standaard staat die op A4, maar via de knop Meer papierformaten kun je ieder gewenst formaat instellen.

 

 

Tip 01 Wil je de liggende of staande pagina-instelling?

Staand én liggend combineren

Door sectie-einden te plaatsen, kunt u in een lang document bepaalde pagina’s een andere afdrukstand geven. Veronderstel dat u aan een lijvig rapport werkt, maar op een bepaalde pagina staat een tabel die te breed is voor de staande weergave. Dan lost ue dit op door de tabel tussen sectie-einden te plaatsen. Zet de muisaanwijzer voor de tabel en ga naar het tabblad Indeling / Eindemarkeringen waar u de Sectie-einden ziet. Selecteer een sectie-einde van het type Doorlopend. Daarna zet u de muisaanwijzer onder de tabel en u doet precies hetzelfde. Vervolgens selecteert ue de pagina met de tabel en kunt u de afdrukstand van die ene pagina aanpassen.

 

Met behulp van eindemarkeringen kunt u staande en liggende pagina’s in hetzelfde document combineren.

Tip 02: Marges en kolommen

Daarna beslist u over de grootte van de marges. In het tabblad Indeling in de groep Pagina-instelling klikt u op Marges. Daar hebt u direct de meest voorkomende marge-instellingen ter beschikking. De standaardinstelling, Normaal, is 2,5 cm afstand aan iedere kant. Wilt u deze ruimte handmatig vastleggen dan gebruikt u de functie Aangepaste marges. De meeste stijlgidsen hanteren immers een marge van 2,5 cm. Als het document later wordt ingebonden, kunt u de zijmarges iets breder maken. Daarnaast is het mogelijk de inhoud van de pagina’s in kolommen te verdelen met de knop Kolommen. Zolang er geen tekst in het document staat, merkt u nog niet dat er meerdere kolommen klaar staan. Pas wanneer de eerste kolom gevuld is, zal de tekst automatisch doorlopen naar de volgende kolom.

 

Tip 02 Selecteer een van de standaard marges of ga voor de aangepaste instelling.

Uitvullen geeft optisch het mooiste resultaat, maar dit bevordert de leesbaarheid niet

Tip 03: Kolommen in tekst

Veronderstel dat u een rapport maakt waar de tekst gewoon in één kolom staat, maar u wilt toch één of meer alinea’s in twee of meer kolommen weergeven. Dat lukt door opnieuw gebruik te maken van de doorlopende sectie-einden. Zet de muisaanwijzer net voor de paragraaf die u in meerdere kolommen wilt weergeven en plaats een doorlopend sectie-einde. Wanneer je in het tabblad Start de onzichtbare tekens activeert of u drukt op Ctrl+Shift+8, dan zult u een dubbele stippellijn zien die de positie van het sectie-einde aangeeft. Daarna zet u de muisaanwijzer aan het einde van de paragraaf die dadelijk in meerdere kolommen moet komen. Ook daar plaatst u een doorlopend sectie-einde. Vervolgens selecteert u de tekst tussen de twee sectie-einden en geeft u in het tabblad Indeling met de knop Kolommen aan hoeveel kolommen er moeten komen.

Tip 03 Wanneer u de onzichtbare tekens activeert, ziet u duidelijk de sectie-eindes.

Tip 04: Uitlijning

Iedereen komt wel eens in de verleiding om tekst uitgevuld uit te lijnen zoals in kranten en romans. Hierdoor lopen de tekstregels van links naar rechts helemaal vol. Dat oogt ook het mooist als u de ogen een beetje dichtknijpt, maar daarmee is alles gezegd. Uitvullen geeft optisch het mooiste resultaat, de bladspiegel komt rustig over, maar dit bevordert de leesbaarheid vaak niet, omdat de afstand tussen de woorden niet stabiel is. Voor goed leesbare kantoor- en academische documenten kiest u dus Links uitlijnenRechts uitlijnen hebt u zelden nodig, tenzij voor het uitlijnen van paginanummers op de rechterpagina. Centreren kunt u gebruiken voor affiches en uitnodigingen, maar zelfs voor titels kiest u toch beter voor links.

Tip 04 Links uitgelijnd is vlotter leesbaar dan uitgevuld, omdat bij de laatste de afstand tussen de woorden niet regelmatig is.


Tip 05: Over de schreef

Het gekozen lettertype bepaalt de sfeer en de uitstraling van uw ontwerp. Daarbij is de keuze van het juiste lettertype belangrijk voor de leesbaarheid van de tekst. Een lettertype is schreefloos of geschreefd. Een schreef is het kleine dwarsstreepje aan de onderkant en het uiteinde van de letter. De schreven ondersteunen de natuurlijke leesrichting. Hierdoor is een schreefletter zeer geschikt voor langere teksten. Een schreefloze letter is over het algemeen weer beter geschikt voor teksten op een beeldscherm. Tip: Houd het simpel, ofwel less is more. Gebruik hetzelfde lettertype in de volledige tekst of kies hoogstens een tweede voor koppen of bijschriften. De meeste zakelijke en academische papers worden getypt in een 12-punts lettergrootte. Sommige rapporten met veel informatie kunnen een lettergrootte van 10 punten hebben, maar nooit minder dan dat.

Tip 05 Boven een schreefloos lettertype, daaronder een schreefletter.

Opmaakmarkeringen

Wanneer u werkt aan de lay-out, zet u dan de opmaakmarkeringen (zie het tekentje achter de tekst hieronder) aan. Dat is de knop in de vorm van een vette alineamarkering in het tabblad Start bij het onderdeel Alinea. Deze optie kunt u ook inschakelen via de toetscombinatie Ctrl+Shift+8 (niet het numerieke deel van het toetsenbord). Op die manier ziet u waar de regeleindes, spaties, tabs, pagina- en alinea-eindes staan. Deze niet-afdrukbare tekens tonen hoe het document is opgebouwd en waarom een stukje tekst soms verspringt. Bent u klaar met de lay-out, dan kunt u die optie weer uitschakelen.

Aan de hand van deze markeringen ziet u waar spaties, tabs, regeleindes en alinea-eindes staan.

Gebruik spaties niet om een zin naar een volgende regel op te schuiven of te laten inspringen

Tip 06: Spaties en tabs

Spaties gebruikt u om twee woorden van elkaar te scheiden. Dat is dan ook de enige functie van de spatiebalk. Gebruik dus nooit spaties om een zin naar een volgende regel op te schuiven of om een tekst te laten inspringen.. Wanneer u de opmaakmarkeringen activeert, zult u de spaties herkennen aan de zwarte puntjes. Als u daar ziet dat er puntjes achter elkaar staan, dan staan er teveel spaties achter elkaar. Dit kan leiden tot ongewenste effecten als het document opnieuw geopend wordt, dan wel afgedrukt wordt. Om tekst te laten inspringen gebruikt u de Tab-toets. Vindt u de afstand die de tekst inspringt te groot of te klein, dan past u die aan met het tab-teken in de liniaal. In het tabblad Beeld kun je de liniaal tevoorschijn halen.

Tip 06 U kunt nooit nauwkeurig uitlijnen met spaties.

Tip 07: Zuinig met tabs

Correct werken met tabs is in het begin even lastig, maar als u het eenmaal je het in de vingers hebt dan wilt u niets anders. Zorg dat de liniaal in beeld is en best zet u de functie Opmaakmarkeringen aan. Wanneer u de Tab-toets indrukt, gaat de muisaanwijzer naar de volgende tabstop. Die tabstops selecteert u links in het kleine vakje naast de liniaal. Door op dit knopje te klikken, selecteert u telkens het volgende type tabstop.
Er zijn vier belangrijke types:

  • de links uitlijnende tabstop, de tabstop voor centreren
  • de rechts uitlijnende tabstop
  • de decimale tabstop die uitlijnt op de komma.
    Een tab plaatst u in twee stappen: eerst kiest u het juiste type, als tweede stap klikt u met de muis in de liniaal om de tabstop te positioneren.

Tip 07 De vier soorten tabstop.

Tip 08: Stijlen vastleggen

Hoe langer het Word-document, hoe nuttiger het kenmerk Stijlen wordt. Uw tekst bestaat uit tussenkoppen, bijschriften, citaten enzovoort, waarvoor u best een eigen stijl vastlegt. Op die manier blijft de lay-out consistent. Hoe legt u een eigen stijl vast? Maak eerst een stukje tekst volledig op zoals u dat zou willen vastleggen. Selecteer deze tekst. In het tabblad Start ziet u het onderdeel Stijlen waar Word al een reeks voorgevormde stijlen heeft klaargezet. Klik op het kleine vierkantje met het pijltje naar beneden rechts naast het woord Stijlen om zijbalk te openen. Onderaan vindt u de knop Nieuwe stijl. U zult merken dat in het dialoogvenster de kenmerken van de geselecteerde tekst zijn opgenomen. Nu moet u alleen maar de nieuwe stijl een naam te geven. Deze naam zal in de stijlbalk verschijnen. Wanneer u straks een andere tekst selecteert en op de stijlnaam in de zijbalk klikt, worden die stijlkenmerken meteen toegepast. Bovendien kunt u later de stijlinstellingen nog wijzigen, waardoor alle tekst die op die manier is opgemaakt, automatisch mee verandert.

Tip 08 Aan de hand van een opgemaakt stukje tekst kunt u makkelijk een eigen stijl vastleggen.

Tip 09: Kopstijlen

Laat Word zelf een inhoudsopgave genereren. Dit scheelt een hoop werk, want op die manier hoeft u achteraf niet uit te zoeken op welke pagina iedere kop en tussenkop staat. Dit lukt op voorwaarde dat u kopstijlen gebruikt. Een kopstijl is kant-en-klare opmaak die u op tekst toepast. U selecteert een kop en in het lint gaat u naar tabblad Start en daar gebruikt u Kop 1. Word zal de stijl meteen toepassen op de geselecteerd tekst. In de groep Stijlen vind je de kopstijlen: Titel, Kop 1, Kop 2, Kop 3, Kop 4. Dat zijn de enige stijlen die Word gebruikt om automatisch een inhoudsopgave te maken. Uiteraard kunt u net als in de stap hiervoor, het uiterlijk van zo’n kopstijl aan uw eigen smaak aanpassen.

Tip 09 Word toont hoe de kopstijl er op dit moment uitziet, maar u kunt de kenmerken van zo’n stijl ook wijzigen.

Wanneer u de tekst aanpast, zal de inhoudsopgave zich automatisch aanpassen

Tip 10: Inhoudsopgave

Veronderstel dat u onder de titel de inhoudsopgave van uw paper wilt plaatsen, dan klikt u eerst op de plek waar deze inhoudsopgave moet komen. Daarna gaat u naar het tabblad Verwijzingen / Inhoudsopgave en daarna klikt u op Automatische inhoudsopgave. Vervolgens krijgt u een set verschillende stijlen van inhoudsopgaven te zien. U kiest de stijl die u bevalt en klaar. In de tekst verschijnt de inhoudsopgave die gebaseerd is op de tekst waarin u kopstijlen hebt toegepast. Onder de knop Automatische inhoudsgave zit nog een knop om de stijl van de inhoudsopgave aan te passen en een knop om de inhoudsopgave met één klik te verwijderen.

Tip 10 U hebt de keuze uit verschillende stijlen inhoudsopgaven.

Tip 11: Bijwerken

Vaak past u na het toevoegen van een inhoudsopgave de inhoud van het document nog wel aan. Bijvoorbeeld om een alinea te schrappen of stukken tekst toe te voegen. In dat geval hoeft u niet handmatig de volledige inhoudsopgave te wijzigen. Zorg dat u eerst de wijzigingen in de tekst hebt doorgevoerd. Daarna gaat u opnieuw naar het tabblad Verwijzingen en dan klikt u rechts naast de knop Inhoudsopgave op de knop Bijwerken. Daar selecteert u de functie In zijn geheel bewerken en u bevestigt met OK. Hierdoor wordt de inhoudsopgave opnieuw actueel. In de macOS-versie van Word ziet u niet de knop Bijwerken, maar Tabel bijwerken die hetzelfde doet.

 

Tip 11 Word vraagt of het alleen de paginanummers moet bijwerken in de inhoudsopgave of de volledige inhoudsopgave.

Tip 12: Eindemarkeringen

Om een hoofdstuk op een nieuwe pagina te beginnen, kunt u natuurlijk net zolang op Enter drukken tot uw kop daar terechtkomt. Maar net als dat spaties niet geschikt zijn voor een inspringing, is een Enter niet geschikt voor een pagina-einde. Mocht u dit toch doen en u besluit achteraf nog tekst toe te voegen in het eerste deel, dan schuift alles een stukje op en dan verschijnt het nieuwe hoofdstuk ergens halverwege een nieuwe pagina. Het einde van een pagina duidt u aan met een eindemarkering. Zet de muisaanwijzer op het einde van de tekst waarna het nieuwe pagina moet beginnen en kies in het tabblad Indeling de opdracht Eindemarkeringen / Pagina. Dit kan ook heel handig met het toetsenbord: druk op Ctrl+Enter.

Tip 12 Plaats een eindemarkering om naar een nieuwe pagina over te gaan.

Word kan automatisch een lijst te generen van alle afbeeldingen die in het document staan

Tip 13: Beeld en afstand

Gebruikt u in uw document tabellen of afbeeldingen, dan kunt u de tekst rond deze elementen laten lopen via Tekstomloop. Doe dat liever niet! De veiligste optie, vooral voor grafieken en diagrammen, is om ze tussen alinea’s te plaatsen. Ze vallen hierdoor beter op, het oogt soberder en ze wedijveren niet om aandacht met de omringende tekst. Schrijft u een academisch artikel, dan staat zoiets vaak ook omschreven in een stijlgids.

Voor academische artikelen bestaan er vaak namelijk dwingende stijlgidsen, zij geven meestal ook de voorkeur aan een dubbele regelafstand in de teksten. In gewone zakelijke en kantoordocumenten wordt meestal de normale, enkele afstand gebruikt, wat het drukwerk binnen de perken houdt. Digitale documenten zijn beter leesbaar met een afstand van 120 tot 150 procent.

Tip 14: Bijschriften

Bijschriften zijn korte tekstjes die onder afbeeldingen of tabellen staan. Klik op de afbeelding met de rechtermuisknop en kies Bijschrift invoegen. In het dialoogvenster geeft u de tekst van het bijschrift op, duid je aan of het een FiguurTabel of Vergelijking is en u bepaalt waar het bijschrift moet komen: onder of boven de afbeelding. Omdat u deze functie gebruikt, kunt u achteraf automatisch een lijst generen van alle afbeeldingen (en de pagina’s waar ze staan) die in het document worden gebruikt. Plaats de muisaanwijzer op de locatie waar u de lijst wilt hebben en klik op de knop Lijst met bijschriften invoegen in het tabblad Verwijzingen. De opmaak van deze lijst kun je steeds wijzigen.

Tip 14 Wanneer u de bijschriften op de juiste manier invoegt, kan Word een lijst van de afbeeldingen met bijschriften genereren.

Tip 15: Pagina 7 van 35

Paginanummers maken een document professioneler en zorgen dat de afgedrukte vellen papier niet door elkaar raken. In het tabblad Invoegen in het vak Koptekst en voettekst staat de knop om deze nummering toe te voegen. Hier geeft u aan waar de paginanummers moeten komen en hoe dit nummer er moet uitzien. Wilt u een sober nummer of wilt u er een in de stijl van Pagina 7 van 35? De nummering wordt als kop- of voettekst geplaatst en daar kunt u het nummer ook nog verder bewerken. Dubbelklik in het document op de kop/voettekst om het gedeelte koptekst of voettekst te activeren, waarna u de stijl en het lettertype van de nummering kunt aanpassen. Dubbelklik buiten dit gebied om terug te keren naar de gewone weergave. Om paginanummers te verwijderen, gebruikt u de knop Paginanummer en u kiest de opdracht Paginanummers verwijderen.

Tip 15 Word heeft een gevarieerd aanbod aan stijlen voor paginanummering.

Paginanummers later beginnen

In een scriptie is het gebruikelijk om de nummering niet te starten op pagina 1. U kunt het paginanummer van de eerste pagina verwijderen. Plaats eerst de paginanummering zoals boven uitgelegd. Daarna gaat u in het tabblad Invoegen / Koptekst of Voettekst (afhankelijk van de plaats waar het nummer zal komen). Hierdoor kun je bij de functie Koptekst bewerken of Voettekst bewerken. Vervolgens zet u een vinkje bij Eerste pagina afwijkend. Als dat is gebeurd, gaat u in het document naar de kop- of voettekst, u selecteert het paginanummer en je drukt op Delete. Druk daarna op Esc om af te sluiten.

Als u wilt dat de tweede pagina met nummer 1 begint en niet met 2, ga je naar Invoegen / Paginanummers / Opmaak paginanummers en in dit dialoogvenstertje stelt u in het vakje Beginnen bij de waarde in op 0 en niet op 1.

Nu zal de tweede pagina beginnen met het nummer 1.