Houd overzicht over alle e-mails die binnenkomen.

Steeds vaker worden zaken via de e-mail afgehandeld. Het gevolg daarvan is meer e-mails in uw postvak. Gebruikt u Microsoft Outlook dan is het mogelijk om bepaalde berichten via een berichtenregel automatisch in een bepaalde map te verplaatsen.

Het Postvak IN, de plek waar mails binnenkomen in Outlook, kan behoorlijk onoverzichtelijk worden. Hier stromen immers mails van allerlei afzenders binnen. Zo komt een mail van de Belastingdienst onder een mail van een (klein)kind te staan, met daaronder weer een bericht van bijvoorbeeld een vereniging waar u lid van bent. Gelukkig is er een gemakkelijke manier om overzicht te creëren in deze chaos. Maak mappen en stel berichtregels in zodat mails automatisch op de goede plek komen te staan.

Een nieuwe map maken in Outlook is in een paar stappen gedaan. Wij maken als voorbeeld een map ‘Nieuwsbrieven SPA. Hierin verzamelen we alle nieuwsbrieven van het SPA.

  • Start Outlook.
  • Klik in het menu bovenin op Map.
  • Klik op Nieuwe map.
  • Typ onder ‘Naam’ de naam van de nieuwe map. In ons geval is dat ‘Nieuwsbrieven SPA’.
  • Klik op Ok.

Standaard wordt de nieuwe map geplaatst in de grotere map ‘Postvak IN’.

Ziet u in het menu niet de optie Map? Maak een nieuwe map dan op deze manier:

  • Start Outlook.
  • Klik in het linkermenu met de rechtermuisknop op de plek waar de nieuwe map moet komen te staan. Bij ons is dit Postvak IN.
  • Klik op Nieuwe Map.
  • Typ de naam van de nieuwe map en druk op Enter. In ons geval is dat ‘Nieuwsbrieven SPA’.

De nieuwe map staat nu onder Postvak IN.

Heeft u per ongeluk een verkeerde map aangemaakt of wilt u een map verwijderen? Klik er dan met de rechtermuisknop op en klik op Map verwijderen.

Outlook kan mails automatisch ordenen. Zo kunnen we er bijvoorbeeld voor zorgen dat de nieuwsbrief van SPA  automatisch in de map ‘Nieuwsbrieven SPA’ wordt geplaatst. Stel dit in door middel van een berichtregel.

  • Start Outlook.
  • Selecteer een bericht. In ons geval is dat de nieuwsbrief van SPA.
  • Klik in het menu bovenin op Start.
  • Klik op Regels.
  • Klik op Regel maken.

Bij het maken van een regel moet u vier keuzes maken: waarop de regel moet sorteren, wat er met de mail moet gebeuren, in welke map hij moet worden geplaatst en of oudere mails ook in die map moeten worden verplaatst.

  • Kies waarop de regel moet sorteren: afzender, onderwerp of ontvanger. De ontvanger bent u altijd zelf, dus dat is geen goede keuze. Wij kiezen voor afzender. In ons voorbeeld van de nieuwsbrieven is de afzender altijd ‘SPA Nieuwsbrief’.
    • Plaats een vinkje voor Van […].
  • Bepaal wat er met de mail moet gebeuren. Wij willen een nieuwsbrief verplaatsen naar de map ‘Nieuwsbrief SPA’.
    • Plaats een vinkje voor E-mail naar map verplaatsen.
    • Klik op de optie Berichten van [de naam van de verzender] altijd verplaatsen.
  • Wijs de map aan waarin de mail moet komen te staan.
    • Klik op Map selecteren.
    • Klik op het pijltje naast Postvak IN en selecteer de gewenste map.
    • Klik op Ok.
    • Klik nogmaals op Ok. De regel is nu ingesteld.
  • Bepaal of ook alle eerder ontvangen mails van de afzender in de map moeten komen te staan. Wilt u dat?
    • Plaats een vinkje naast Voer deze regel nu uit op berichten die reeds in de huidige map aanwezig zijn.
    • Klik op Ok.

Nieuwe mails die voldoen aan de ingestelde regel worden vanaf nu in de gekozen map geplaatst. Dus de nieuwsbrieven uit het voorbeeld hoeft u niet meer zelf te ordenen. Het gaat automatisch.

Natuurlijk is het ook mogelijk om berichten handmatig te verplaatsen naar een map. Dat is bijvoorbeeld als u eenmalig een mail in de map wil zetten.

  • Klik met de rechtermuisknop op de mail.
  • Klik op Verplaatsen [de gewenste map].

Is er een specifieke map die u vaak gebruikt? Maak hem favoriet. De map verschijnt dan links bovenaan, onder het kopje ‘Favorieten’.

  • Klik met de rechtermuisknop op een map. Bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrieven SPA’.
  • Klik op Toevoegen aan Favorieten.