Gmail wetenswaardigheden

Met standaardantwoorden kunt u mailtjes schrijven en opslaan voor later gebruik. Bent u bijvoorbeeld de penningmeester van de biljartclub, en u wilt leden die te laat zijn met betalen een herinneringsmailtje sturen. Dan is het vervelend om steeds weer een mailtje te moeten typen en na te denken over formuleringen. Een standaardantwoord instellen gaat zo:

• Log via de computer in bij  www.gmail.com.
• Klik op het tandwiel rechtsboven.
• Klik op Instellingen > Geavanceerd.
• Zet Standaardantwoorden (templates) aan door op Inschakelen te klikken.
• Schrijf een bericht zoals u dat gewend bent: klik aan de linkerkant op Bericht opstellen.
• Klaar met het standaardbericht? Klik dan op de drie puntjes onderaan.
• Klik op Standaardantwoorden > Concept opslaan als template > Opslaan als nieuwe template.
• Geef de template een naam en klik op Opslaan.

Een standaardantwoord gebruiken?

• Klik op Bericht opstellen.
• Klik op de drie puntjes.
• Klik op Standaardantwoorden > Naam van de toegevoegde template.
• Voeg een ontvanger toe en klik op Verzenden.

U bent echt een avondmens en kruipt dan ook geregeld ‘s avonds of ‘s nachts achter de computer. Alleen niet iedereen hoeft te weten dat u om half vier ‘s nachts een mailtje zat te typen. Gelukkig kunt u zelf plannen wanneer de mail wordt verstuurd en krijgt de ontvanger het mailtje op een nette tijd in de mailbox.

Met Gmail hoeft u geschreven mails niet meteen te verzenden; u kunt aangeven dat een mail op een ander moment verzonden moet worden. Het werkt zo op de pc:

• Surf naar www.gmail.com en log in.
• Klik op het plusteken linksboven.
• Typ de e-mail zoals u bent gewend, dus met een onderwerp, een ontvanger en dergelijke.
• Klik naast ‘Verzenden’ in de blauwe balk op de kleine driehoek.
• Klik op Verzenden plannen.
• Er staan standaard drie keuzes: vanmiddag om 13 uur, morgenochtend om 8 uur of de week erna op maandagmorgen 8 uur. Staat er een gewenst moment bij? Klik er dan op.
• Zelf een moment inplannen kan ook. Klik op Kies datum en tijd.
• Klik in de kalender op de gewenste dag. De datum verschijnt rechts in het venster.
• Selecteer het standaardtijdstip en druk op Delete.
• Typ het gewenste tijdstip van verzending in de vorm van 08:00, dus uren:minuten.
• Klik op Verzenden plannen.

Het bericht wordt verzonden op het ingestelde tijdstip. Wilt u de mail alsnog aanpassen of een ander verzendmoment kiezen?

• Klik in de linkerbalk op de map Ingepland.
• Het bericht staat hier vermeld. Klik op Verzenden annuleren.
• Het bericht opent. Pas de mail aan, kies een ander verzendmoment of verwijder de mail helemaal.

De makers van Gmail hebben goed naar spionageseries uit de jaren 60 gekeken: de geheim agenten van Mission: Impossible kregen hun missie steevast op een tape die zichzelf vernietigde binnen een aantal seconden. Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunt u zelf voor geheim agent spelen en mails met privacygevoelige inhoud beter beschermen tegen eventuele pottenkijkers. Bij het versturen geeft u zelf aan hoe lang de ontvanger de mail in zijn of haar mailbox mag behouden. Is de tijd verlopen, dan verdwijnt de mail uit de inbox van de ontvanger. Voor de ontvangers van het vertrouwelijke bericht zijn bovendien de opties voor doorsturen, kopiëren, afdrukken en downloaden uitgeschakeld.

• Surf op de computer naar Gmail en log in.
• Klik op Opstellen om een nieuwe mail te schrijven.
• Klik op de klok met het slotje.
• Vul een vervaltijd in.
• Stel wel of geen toegangscode per sms in.
• Kies op Opslaan.
• Vul ontvangers in en ga eventueel verder met het schrijven van de mail.
• Klik op Versturen.

Soms schrijft u in een opwelling een mailtje, waarvan u dacht: had ik maar tot tien geteld, dan had ik ‘m vast niet verstuurd. De optie Verzenden ongedaan maken, laat u precies dat doen: tot tien tellen… Of tot twintig, of dertig. U kunt verzonden mailtjes weer intrekken voordat de ontvanger uw mail onder ogen krijgt. Hoe lang, dat is afhankelijk van de tijd die u instelt.

Verzenden ongedaan maken inschakelen

Schakel deze handige optie als volgt in:

• Log in bij Gmail.
• Klik rechtsboven op het tandwieltje .
• Klik op Instellingen.
• Klik bovenaan op het tabblad Algemeen als dit tabblad niet al automatisch geopend is.
• Geef achter ‘Verzenden ongedaan maken’ aan hoelang de annuleringsperiode moet zijn. Kies uit vijf, tien, twintig of dertig seconden.
• Scrol helemaal naar beneden en klik daarna op de knop Wijzigingen opslaan.

Verzending ongedaan maken

Nu bent u natuurlijk benieuwd hoe het terughalen van een bericht in zijn werk gaat.

• Maak een nieuw bericht in Gmail. Bijvoorbeeld gericht aan uzelf (als test).
• Klik op Verzenden.
• Linksonder ziet u de tekst ‘Bericht verzonden.’ Daarnaast staat de link ‘Ongedaan maken’. Klik daarop binnen de ingestelde tijd en uw bericht wordt teruggehaald!
  

Gmail biedt heel veel (gratis) opslag voor uw mailtjes. Dat betekent dat u waarschijnlijk honderden, duizenden of misschien wel tienduizenden berichten online heeft opgeslagen in uw Inbox. Probeer daar maar eens een mailtje in terug te vinden. Gelukkig heeft Gmail een uitgebreide zoekfunctie waarmee u gericht kunt zoeken op trefwoord, in een bepaalde periode, naar mail met een bijlage of van een specifieke afzender.

• Open Gmail op de pc.
• Klik op het omgekeerde driehoekje achter ‘Berichten doorzoeken’ .
• Vul de zoekcriteria in en klik op Zoeken.

Toegegeven: echt reëel is het niet dat Google failliet gaat of uw mailtjes kwijtraakt, maar voor de zekerheid of omdat voorkomen beter is dan genezen, is het mogelijk een complete backup te maken van al uw mail bij Google. Niet alleen van Gmail overigens, maar van alle producten van de Internetgigant.

• Surf naar Google Takeout.
• Verwijder alle vinkjes behalve bij Gmail door te klikken op Selectie van alle items ongedaan maken.
• Zet een vinkje achter ‘E-mail’.
• Scrol naar beneden en klik op Volgende stap.
• Kies ‘Leveringsmethode’, ‘Exporttype’, ‘Bestandstype’ en ‘Exportgrootte’.
• Klik op Archief maken.
• De voortgang verschijnt in beeld.
• Afhankelijk van de grootte van het bestand, kan het uren of dagen duren voordat de back-up klaar is.

Is uw mailbox eventjes te vol, dan is het mogelijk om binnenkomende berichten tijdelijk te snoozen. Dit wil zeggen dat u ze even in de wachtkamer zet totdat u tijd heeft om ze te bekijken. Zo kunt u eerst de belangrijkste mail behandelen en verschijnen de gesnoozede berichten pas weer in de Inbox op het moment dat de ingestelde snoozetijd is verlopen.

• Surf op de computer naar Gmail.
• Klik op een bericht.
• Klik boven het bericht op Snoozen (het klokje).
• Kies een voorgestelde snoozetijd of klik op Kies datum en tijd.
• Kies datum en tijd en klik op Opslaan.
• Wilt u meerdere berichten snoozen? Selecteer de berichten en klik bovenaan op Snoozen.